Kontor führt Klienten, Auftraggeber und Kontingente an einer Stelle — und macht daraus Rechnungen, die auch Konzerne und Behörden annehmen. ZUGFeRD und XRechnung sind in jedem Tarif enthalten, ab 9 € netto. Beim Marktführer beginnt die E-Rechnung erst im Tarif für 32,90 €.
14 Tage testen · keine Zahlungsdaten · Server in Deutschland · GoBD im Blick
Ein Unternehmen bewilligt zehn Sitzungen für eine Führungskraft. Wie viele sind verbraucht? Wann läuft die Bewilligung aus? Die Antwort steht in einer Tabelle, die Sie nach jeder Sitzung von Hand pflegen — und die niemand sieht außer Ihnen. Läuft ein Kontingent unbemerkt aus, arbeiten Sie unbezahlt weiter oder verlieren die Verlängerung.
Sitzungstermine im Kalender, Honorarsätze im Kopf, Adressen im Mailverlauf, Rechnungsvorlage in Word. Jede Rechnung ist Fleißarbeit — und jede vergessene Position ist bares Geld. Am Monatsende kostet das einen halben Abend, den Sie lieber anders verbringen.
Konzerne und öffentliche Auftraggeber nehmen zunehmend nur noch strukturierte Rechnungen an — ZUGFeRD oder XRechnung, mit Bestellnummer und Kostenstelle. Ein hübsches PDF reicht dort nicht mehr. Wer das nicht liefern kann, wartet länger auf sein Geld oder fällt als Lieferant raus.
Stammdaten
In der Praxis sind das zwei verschiedene Parteien. Kontor führt Klient und Auftraggeber getrennt und verbindet sie mit einem Zeitraum: heute zahlt die Firma, ab nächstem Quartal privat. Kontingente laufen mit — bewilligt, verbraucht, Rest, Ablaufdatum. Sie sehen vor der Sitzung, woran Sie sind.
Rechnung
Leistungen entstehen beim Arbeiten — nicht am Monatsende. Aus den offenen Positionen wird ein Rechnungsentwurf, den Sie prüfen und freigeben. Heraus kommt ein PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-Datensatz, auf Wunsch XRechnung. Nummernkreise bleiben lückenlos, versandte Rechnungen unveränderbar — Korrektur nur über Storno.
Geld
Jede Rechnung bekommt einen Zahlungslink auf Ihr eigenes Stripe-Konto — das Geld fließt direkt zu Ihnen, wir sind nie im Zahlungsstrom. Überweisung geht genauso. Offene Posten sehen Sie auf einen Blick, Mahnungen laufen auf Wunsch automatisch, und der Steuerberater bekommt einen DATEV-CSV-Export.
Nach der Sitzung erfassen Sie Datum, Dauer und Satz — oder Sie diktieren es kurz. Arbeiten Sie mit der Coach App, lassen sich abrechenbare Sitzungen übernehmen, statt sie abzutippen. Fahrtkosten und Pauschalen kommen dazu, wo sie anfallen. Das Kontingent des Auftraggebers zählt automatisch herunter.
Kontor schlägt Rechnungen vor: gruppiert nach Auftraggeber, mit Bestellnummer und Kostenstelle, in der richtigen Sprache und mit der passenden Umsatzsteuer — Kleinunternehmerregelung und Reverse Charge inklusive. Sie prüfen, korrigieren, geben frei. Der Versand geht per Mail, mit Zahlungslink und E-Rechnung im Anhang.
Bezahlte Rechnungen verbuchen sich über den Zahlungslink von selbst, Überweisungen ordnen Sie mit einem Klick zu. Was überfällig ist, steht oben. Zum Quartal ziehen Sie den DATEV-Export, zum Jahresende den GoBD-konformen Gesamtexport — samt Verfahrensdokumentation als Vorlage für Ihre Unterlagen.
Coaching-Inhalte und Rechnungsdaten liegen in zwei verschiedenen Systemen mit zwei verschiedenen Datenbanken.
Dort steht je Klient nur ein Code wie K-7F3A. Die Zuordnung zu Namen und Anschrift liegt allein in Kontor. Zusammengeführt wird erst in Ihrem Browser, wenn Sie abrechnen — nicht auf einem Server. Ein Angreifer, der die Coach-Datenbank erbeutet, erhält keine Klarnamen, sondern Pseudonyme.
Name, Anschrift, Kontakt und Notizen liegen verschlüsselt in der Datenbank. Der Schlüssel jedes Mandanten ist selbst noch einmal verschlüsselt, und zwar mit einem Schlüssel, der außerhalb der Datenbank liegt. Eine kopierte Datenbank allein nützt niemandem etwas.
Server in Deutschland, AV-Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschkonzept mit Augenmaß: Die Rechnung bleibt, solange das Gesetz es verlangt — die Coaching-Notiz darf früher weg. Beides ist getrennt steuerbar, weil es in getrennten Systemen liegt.
Zur Einordnung, weil Ehrlichkeit hier mehr wert ist als ein Werbeversprechen: Das ist Pseudonymisierung, keine Anonymisierung. Beide Systeme verarbeiten weiterhin personenbezogene Daten — die Trennung senkt den Schaden eines Einbruchs, sie hebt die Verantwortung nicht auf.
Alle Preise netto pro Monat. 14 Tage testen, ohne Zahlungsdaten. Jahreszahlung: zwei Monate geschenkt.
1 Nutzer · 15 aktive Klienten · 20 Rechnungen im Monat · PDF, ZUGFeRD und XRechnung · Zahlungslink · Anbindung an die Coach App
Alles aus Start · unbegrenzt Klienten und Rechnungen · Kontingente, Angebote, Retainer · automatisches Mahnwesen · DATEV- und GoBD-Export · volle Auswertungen
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PCG Suite: Wer mindestens zwei PCG-Abos nutzt — etwa Kontor und die Coach App — zahlt auf jedes 20 % weniger. Der Nachlass gilt symmetrisch, also auch auf ein bestehendes Abo, sobald das zweite dazukommt. Zusatznutzer im Pro-Tarif kosten nichts extra.
Nein. Kontor funktioniert eigenständig und ist einzeln nutzbar. Wenn Sie beides einsetzen, lassen sich abrechenbare Sitzungen übernehmen, statt sie abzutippen — und Sie bekommen den Suite-Nachlass.
Es gibt einen Import für CSV- und Excel-Dateien mit Zuordnungs-Assistent, dazu Vorlagen für die verbreiteten Programme. Vor dem Schreiben sehen Sie einen Trockenlauf mit Treffern, Dubletten und Fehlern; jeder Import ist als Ganzes zurückrollbar. Altrechnungen kommen als historische Einträge herein, nie in den laufenden Nummernkreis.
Nein. Der Zahlungslink läuft über Ihr eigenes Stripe-Konto, das Geld geht direkt an Sie. Wir berechnen ausschließlich das Abo — kein Prozentsatz auf Ihr Volumen.
Bewusst nicht. Kontor deckt Ausgangsrechnungen ab: Stammdaten, Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Export. Eingangsbelege und EÜR bleiben bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem Buchhaltungsprogramm — dafür ist der DATEV-Export da.
Kontor ist in Entwicklung; die Anmeldung steht, der Faktura-Kern folgt als Nächstes. Für die Pilotphase suchen wir eine Handvoll Coaches, die kostenlos nutzen und dafür Rückmeldung geben. Melden Sie sich, wenn Sie dabei sein wollen.
Sie exportieren Ihre Daten und Belege und kündigen. Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrung — deshalb bekommen Sie sie als Export, statt dass wir sie stillschweigend löschen.
Wir suchen Coaches, die Kontor im Alltag benutzen und uns sagen, was fehlt. Kostenlos während des Pilots — dafür ehrliche Rückmeldung. Schreiben Sie kurz, wie Sie heute abrechnen, dann melden wir uns.
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